Muhasebe programınızı sitenize ve sisteminize bağlamak: Mikro, Logo, Netsis, Bizim Hesap

Siparişi panelden alıp muhasebe programına elle yeniden giren bir işletmede aynı bilgi iki kez yazılır. İki kez yazılan bilgi er ya da geç iki farklı hâle gelir: panelde 500 adet görünen sipariş muhasebede 50 olur, cari kart yanlış firmaya açılır, fatura bir gün geç kesilir. Muhasebe entegrasyonu bu ikinci yazımı ortadan kaldırır. Aşağıda, bağlantıya başlamadan önce kendi tarafınızda netleştirmeniz gerekenleri anlatıyoruz.

Önce hangi bilginin aktığına karar verin

"Muhasebeye bağlayalım" cümlesi tek başına bir şey anlatmaz. Çoğu işletmede şu bilgiler konu olur: cari kartlar, stok kartları ve fiyatlar, siparişler, faturalar ve irsaliyeler, tahsilatlar ve bakiyeler.

Her biri için iki soru sorun: Bu bilgi hangi yönde akacak ve hangi program esas sayılacak? Stok miktarı muhasebede tutuluyorsa siteniz stoğu oradan okur; siparişler sitede oluşuyorsa muhasebeye oradan yazılır. İki programın da aynı bilgiyi değiştirebildiği durumda son sözü hangisinin söyleyeceğini baştan belirlemek, sonradan çıkan tartışmaların çoğunu önler.

Kodlar eşleşmeden bağlantı çalışmaz

Sitedeki ürünle muhasebedeki stok kartı aynı kodla eşleşmelidir. Bir ürün sitede bir adla, muhasebede başka bir kodla duruyorsa sistem ikisinin aynı ürün olduğunu bilemez. Bağlantıdan önce stok kodlarını, birimleri (adet, koli, metre) ve KDV oranlarını iki tarafta karşılaştırmak işin en sıkıcı ama en önemli parçasıdır. Cari kartlarda da durum aynı: vergi numarası ya da cari kod ortak anahtar olarak seçilir.

Programa göre bağlantı yolu değişir

Mikro, Logo ve Netsis çoğu işletmede şirketin kendi bilgisayarında ya da sunucusunda kurulu çalışır. Bu programlara genellikle programın kendi entegrasyon katmanı üzerinden bağlanılır ve bu katman bazı sürümlerde ek lisans ister. Hangi sürümü kullandığınızı ve lisansınızın neyi kapsadığını bayinizden ya da programın destek ekibinden öğrenebilirsiniz. Kurulu programlarda bağlantının çalışması için programın bulunduğu bilgisayarın ya da sunucunun açık ve erişilebilir olması gerekir.

Bizim Hesap bulutta çalıştığı için bağlantı internet üzerinden, programın sunduğu API ile kurulur; açık kalması gereken bir bilgisayar yoktur.

Muhasebe veritabanına doğrudan yazmak kısa yol gibi görünür. Ama program güncellendiğinde tablo yapısı değişebilir ve bağlantı sessizce bozulur. Programın kendi bağlantı yolunu kullanmak daha uzun sürer, daha az sürpriz çıkarır.

Hata olduğunda ne olacak?

Bağlantı bir gün kopacak: internet gidecek, program güncellenirken kapalı kalacak, bir stok kodu eşleşmeyecek. Önemli olan aktarılamayan kaydın kaybolmaması. İyi kurulmuş bir entegrasyonda böyle bir kayıt panelde "aktarılamadı" diye görünür, nedeni yazar ve sorun giderilince yeniden gönderilir. Bağlantıyı yaptıracağınız ekibe bu durumda ne olacağını mutlaka sorun.

Muhasebecinizi işin içine katın

Faturanın hangi seriyle kesileceğini, iskontonun nasıl işleneceğini, iadenin nasıl yansıyacağını en iyi muhasebeciniz bilir. Bağlantı tamamlanmadan önce birkaç gerçek sipariş üzerinde muhasebecinizle birlikte deneme yapın. Mümkünse önce bir deneme şirketinde çalışın, sonra gerçek şirkete geçin.

Görüşmeden önce hazırlayın

• Kullandığınız programın adı ve sürümü
• Hangi bilgilerin hangi yönde akmasını istediğiniz
• Örnek bir sipariş ve onun muhasebedeki karşılığı
• Muhasebecinizin iletişim bilgisi

Bu dördü elinizdeyse, ilk görüşmede bağlantının ne kadar iş olduğunu konuşabiliriz.